I migliori distruggi documenti del 2024

I fattori decisivi per la scelta del distruggi documenti

Cos’è un distruggi documenti?

Un distruggi documenti è un apparecchio che, come suggerisce il nome stesso, serve per rendere illeggibili dei documenti cartacei o di altro tipo. Si tratta quindi di un macchinario utile non soltanto per coloro che lavorano con materiale contenente dati sensibili o informazioni riservate, ma anche per chi intende liberarsi in modo del tutto sicuro di bollette, estratti conto, corrispondenza e altra documentazione privata. Essendo prodotti pensati per svolgere questa funzione in contesti diversi, ne esistono diverse tipologie e di diverse dimensioni. Di seguito prenderemo in esame i principali tipi che si possono trovare attualmente sul mercato, dividendoli in base alle caratteristiche tecniche e al tipo di tecnologia di cui sono dotati. In questo modo potrete valutare nel dettaglio le differenze tra i distruggi documenti in commercio e procedere a una scelta il più possibile consapevole secondo le vostre esigenze.

Perché usare il distruggi documenti?

Benché nell’immaginario collettivo il distruggi documenti sia un oggetto legato ai servizi segreti e ai traffici illeciti di qualche multinazionale, questo apparecchio è utilizzato in moltissimi uffici e in molte case per eliminare in tutta tranquillità i documenti che non sono più utili, ma che contengono informazioni importanti quali dati personali, coordinate bancarie o altro. D’altra parte tutti abbiamo in casa della documentazione che preferiremmo distruggere anziché gettare nella spazzatura. Spesso infatti non è sufficiente strappare il materiale cartaceo in modo approssimativo per renderlo illeggibile: le cifre e le lettere si possono ricomporre e quindi la nostra privacy non è totalmente al sicuro. Questo discorso è ancora più valido nel caso di uffici che lavorano quotidianamente con documentazione cartacea o altri supporti come CD-ROM e DVD. Dopo un certo periodo di tempo i documenti perderanno rilevanza dal punto di vista archivistico ma continueranno comunque a contenere informazioni private che non vogliamo finiscano nelle mani sbagliate. Ogni ufficio che si rispetti dovrebbe perciò possedere un proprio distruggi documenti con delle caratteristiche tecniche specifiche in relazione al genere di materiale da distruggere. Nei prossimi paragrafi vedremo quali sono le principali tipologie di prodotti a disposizione di chi intende sbarazzarsi di fogli, carte di credito e altri file delicati.

Tipologie di distruggi documenti

I distruggi documenti si possono innanzitutto dividere in due categorie: manuali e elettrici. Questa distinzione è fondamentale perché riguarda direttamente la qualità del prodotto e l’efficienza in termini di sicurezza.
Per quanto riguarda i modelli manuali, possiamo dire che si tratta generalmente di apparecchi piuttosto semplici dal punto di vista tecnico. La loro azione è svolta da una comune manovella che basterà girare, dopo aver inserito il documento nell’apposita fessura, per ottenere delle striscioline di carta difficilmente ricomponibili.

Questi prodotti sono di solito di piccole dimensioni e non consentono di distruggere numerosi fogli contemporaneamente. Sono però molto pratici per chi non ha grandi quantità di materiale da eliminare e desidera un apparecchio economico e che non consumi energia elettrica. La capienza del contenitore sarà inoltre molto inferiore rispetto ai distruggi documenti elettrici. Questi ultimi funzionano, appunto, attraverso corrente elettrica e sono in grado di offrire un livello maggiore in termini di qualità della distruzione, velocità e tipologia di documenti che si possono distruggere. Gli apparecchi elettrici non sono infatti tutti uguali, bensì si distinguono per elementi significativi quali funzioni, capacità del contenitore e blocco di sicurezza.
In linea generale possiamo dividere i prodotti presenti sul mercato in tre fasce di prezzo:

• Fascia bassa (15-30 euro): in questa categoria rientrano i modelli manuali e quelli elettrici molto semplici. Talvolta questi ultimi non sono dotati neppure di un contenitore per la raccolta del materiale di scarto. Normalmente possono distruggere soltanto documenti cartacei e pochi fogli per volta. Consentono una protezione dei documenti non molto elevata, dunque sono indicati per materiale non estremamente privato;
• Fascia media (30-100 euro): gli apparecchi appartenenti a questa fascia di prezzo sono dotati di un contenitore per la raccolta del materiale di scarto di medie dimensioni, di funzioni talvolta anche complesse. Possono distruggere una decina di fogli per volta e garantiscono una protezione dei documenti di discreta qualità;
• Fascia alta (fino a 100 euro): sono i modelli più elaborati ed efficienti dal punto di vista delle prestazioni e della sicurezza. Riescono infatti a distruggere molti fogli contemporaneamente e ad effettuare una distruzione con un livello molto elevato di illeggibilità.

Nei paragrafi seguenti analizzeremo più nel dettaglio le caratteristiche menzionate in questo, così da guidarvi meglio nell’acquisto del distruggi documenti più adatto alle vostre esigenze.

Numero di fogli, autonomia e raffreddamento

Il numero di fogli che può essere distrutto è particolarmente importante, specialmente se il prodotto è pensato per essere utilizzato in un ufficio dove è necessario disfarsi di grandi quantità di documenti con una certa frequenza. I modelli di fascia bassa e media sono in grado di distruggere fino a 7-8 fogli per volta e hanno un’autonomia di funzionamento continuo variabile tra i 2 e i 5 minuti. Anche il tempo di raffreddamento è piuttosto variabile ma in genere va dai 15 ai 40 minuti, a seconda della potenza del modello e della capacità in termini di fogli. I modelli di fascia alta possono invece distruggere un numero maggiore di documenti alla volta, fino a 18-20 fogli con inserimento manuale o automatico. Questi dati sono molto importanti perché incidono in modo notevole sulle prestazioni dell’apparecchio. È quindi bene valutare in modo accurato questo aspetto, nonché le proprie abitudini dal punto di vista della quantità di materiale da distruggere, prima di procedere all’acquisto di qualsiasi prodotto. Naturalmente la scelta di un distruggi documenti dipende dalle esigenze personali: chi ha bisogno di un prodotto veloce e performante perché sottoposto a una quantità di documentazione consistente da smaltire, opterà per un modello di fascia medio-alta, mentre chi ha necessità di distruggere alcuni documenti di tanto in tanto e non ha particolari esigenze in termini di tempistica di raffreddamento, può orientarsi verso un prodotto di fascia medio-bassa.

Sicurezza

Non tutti i distruggi documenti sono uguali, come si è detto in precedenza. Un altro aspetto decisivo che distingue i diversi modelli presenti in commercio è indubbiamente quello relativo al livello di sicurezza che possono garantire con la distruzione dei documenti. Di seguito trovate la scala ufficiale per misurare la sicurezza offerta dagli apparecchi di questo genere:

• Livello P–1 e P-2: i distruggi documenti di questa categoria possono scomporre il foglio da 36 a 75 strisce. Si tratta di un livello adatto alla distruzione di documenti semplici che non sottopongono l’utente al rischio di un furto d’identità;
• Livello P-3: questi apparecchi possono distruggere fogli di carta in 312 frammenti. Ciò fa sì che l’assemblaggio e la lettura risultino piuttosto complicati. È indicato per documenti confidenziali;
• Livello P-4: i modelli di questa categoria possono ottenere 421 frammenti e sono di poco superiori al livello precedente. Anch’essi sono adatti a documenti confidenziali, che in seguito alla distruzione risulteranno estremamente difficili da assemblare e da leggere;
• Livello P-5: questi distruggi documenti dispongono di una tecnologia che consente loro di distruggere fogli e altro materiale fino a 2000 frammenti, assicurando l’illeggibilità di documenti altamente confidenziali;
• Livello P-6 e P-7: sono i livelli più alti raggiunti dai distruggi documenti che si possono trovare in commercio. Possono infatti garantire la scomposizione di materiale da 6000 a 15000 frammenti, rendendo l’assemblaggio e quindi la lettura virtualmente impossibile. Solitamente si utilizzano per documenti strettamente confidenziali (es. importanti informazioni governative).

Sempre in termini di sicurezza, i distruggi documenti possono essere dotati di specifiche funzioni o elementi strutturali che rendono l’apparecchio più pratico e affidabile. I modelli di fascia medio-alta dispongono spesso della funzione auto-start/stop. Grazie a quest’ultima il prodotto avvierà la distruzione nel momento stesso in cui saranno introdotti al suo interno fogli o altri documenti da distruggere. L’auto-stop è utile perché blocca, di fatto, il macchinario quando la carta si inceppa, evitando di danneggiare il motore per un uso improprio. Vi sono modelli dotati di sensore in grado di percepire se le mani sono troppo vicine alla fessura dove si introducono i documenti. Questa funzione può risultare molto importante per prevenire incidenti gravi dovuti a disattenzione oppure se sono presenti bambini. Alcuni modelli possono vantare inoltre il blocco cestino: il distruggi documenti si attiverà esclusivamente quando il contenitore raccogli strisce è collocato al di sotto della fessura dove si inseriscono i documenti. Quando si deve distruggere una quantità notevole di materiale può certamente succedere che il prodotto si surriscaldi. Per questo è talvolta presente uno specifico blocco che arresta il funzionamento quando la temperatura raggiunge un livello troppo elevato. Gli apparecchi di fascia alta sono a volte dotati anche di un codice PIN per accedere al cestino. Questo aumenta ancor di più la protezione dei dati sensibili, poiché impedisce a terzi di entrarne in possesso dopo la distruzione.

Altri materiali

Informarsi su quali tipi di materiale sia possibile distruggere con uno specifico apparecchio è sicuramente una buona idea quando si intende acquistare un distruggi documenti. È possibile, infatti, che non si abbia necessità di proteggere la propria privacy esclusivamente su materiale cartaceo, bensì si intenda procedere alla distruzione di altri supporti come CD-ROM, DVD o carte di credito. In tal caso è opportuno verificare che il prodotto sia in grado di effettuare questa operazione. Generalmente sono i modelli di fascia medio-alta a essere dotati di apposite fessure per inserire CD e carte di credito, come nel modello che potete osservare nella foto sottostante.

Funzioni

Prestare attenzione alle funzioni di cui dispone un distruggi documenti è certamente importante. Nonostante il principale compito di questi apparecchi sia quello di distruggere materiale che possa mettere a rischio la propria privacy, a seconda della fascia di prezzo si possono trovare alcune interessanti funzioni in grado di rendere il funzionamento più sicuro o pratico. Ad esempio, vi sono modelli dotati di sistema anti inceppamento che evita gli inceppamenti della carta, specialmente nel caso in cui si stiano eliminando numerosi fogli contemporaneamente. Il meccanismo è molto semplice in questo caso: le lame del distruggi documenti iniziano a girare in senso opposto in modo da facilitare lo sbloccamento dell’apparecchio. L’autospegnimento è un’altra funzione talvolta presente nei prodotti di fascia medio-alta. Grazie a questa è possibile risparmiare energia elettrica evitando inutili sprechi. A seconda dei modelli la funzione di spegnimento automatico può attivarsi dopo mezz’ora oppure un’ora.

Altri elementi strutturali da considerare

Vi sono infine ulteriori aspetti relativi alla struttura che andrebbero considerati nel momento in cui si intende acquistare un prodotto di questo genere. Innanzitutto le dimensioni del distruggi documenti potrebbero risultare piuttosto rilevanti. Vi sono infatti modelli abbastanza ingombranti che necessitano di spazio all’interno del proprio ufficio o del proprio appartamento. Sul mercato si possono trovare diverse tipologie di distruggi documenti, da quelli molto compatti (solitamente di fascia bassa) a quelli più voluminosi, che sono di solito di fascia medio-alta poiché le loro dimensioni sono dovute principalmente all’ampiezza del cestino. Quest’ultimo è un altro elemento da valutare con attenzione prima dell’acquisto. In uffici in cui occorre distruggere un numero consistente di documenti sarà sicuramente necessario un apparecchio in grado di assicurare un’autonomia elevata sia dal punto di vista della distruzione continuativa che in termini di capienza del contenitore. D’altra parte potrebbe risultare particolarmente scomodo dover provvedere di frequente allo svuotamento del cestino mentre si sta effettuando la distruzione di molto materiale. In ultimo, nel caso in cui si tratti di un modello ingombrante, vi consigliamo di verificare se l’apparecchio dispone di rotelle per il trasporto. Queste possono rivelarsi piuttosto importanti se avete bisogno di spostare il prodotto da una stanza all’altra dell’ufficio frequentemente.